Documentación 

Un error común sobre las normas ISO es que requieren mucha documentación. Las organizaciones suelen documentarse en exceso, creando un sistema inflexible que impide el crecimiento y el éxito. Si bien la documentación es necesaria, es importante que la estructura, el formato y el nivel de detalle sean adecuados para su organización.

Estructura

La estructura general de su sistema de documentación es importante. Un enfoque común consiste en contar con un Manual del Sistema de Gestión, Procedimientos e Instrucciones/Formularios. Otras opciones incluyen documentación de procesos o políticas. Existen muchas variaciones en estos temas. Por ejemplo, las políticas pueden formar parte de los procedimientos, o la documentación de procesos puede eliminar la necesidad de procedimientos. El enfoque adecuado para su organización dependerá de varios factores, como el tipo de sistema de gestión que esté desarrollando, la relación con otros sistemas de gestión y la complejidad del sistema de gestión en desarrollo. Es importante que la estructura inicial sea correcta, ya que modificarla en el futuro no es tarea fácil. Podemos ayudarle a determinar el enfoque adecuado para garantizar que su sistema de gestión tenga el tamaño adecuado.

Formato

Hay muchos aspectos a considerar al determinar el formato de un documento. Por ejemplo, ¿quién lo usará?, ¿con qué frecuencia cambiará?, ¿cómo accederá a él la gente? y ¿qué tan crítico es para el sistema de gestión? Si bien cada documento requiere formatos diferentes, estandarizar un formato para ciertos tipos de documentos puede brindar coherencia y claridad. El nivel de documentación de Proceso/Procedimiento es de particular importancia, ya que describe las tareas e interrelaciones más importantes del sistema de gestión. Para este nivel de documentación, recomendamos los Mapas de Procesos, también llamados Diagramas de Flujo. Los mapas de procesos, bien diseñados, pueden eliminar la necesidad de grandes cantidades de texto, lo que permite que el sistema de gestión sea más compacto, flexible y ágil. Después de todo, como se dice, una imagen vale más que mil palabras.

Nivel de detalle

Para determinar el nivel de detalle, nos gusta pensar en esta ecuación: Personas + Documentos + Sistemas = Proceso Efectivo. En una situación, puede tener personal altamente capacitado o sistemas altamente automatizados, y en otra, puede tener una alta rotación de personal y sistemas manuales. La necesidad de documentación en estas situaciones es muy diferente. Lo que desea es un Proceso efectivo y la documentación es solo una forma de lograrlo. Incluso cuando se necesita documentación, es importante dar flexibilidad cuando sea posible. Si algo debe hacerse de una manera específica para garantizar la efectividad, entonces documéntelo con mucho detalle. Sin embargo, si las personas pueden lograr los mismos fines tomando diferentes caminos, entonces permita esos caminos y defina los requisitos y actividades mínimas. Al hacerlo, puede permitir que surjan las mejores prácticas y alternativas creativas.